Antworten auf die häufigsten Fragen
zur Ausschreibungs­software

In den „Einstellungen“ ist es möglich, ein eigenes Kundenlogo zu hinterlegen. Dieses wird auf der Plattform für den Einkäufer, auf der Angebotsseite für den Bieter und in der gesamten E-Mail-Kommunikation angezeigt und verwendet.

Innerhalb der Anwendung können Sie in den „Einstellungen“ die Sprache selbst voreinstellen.

Über „Einstellungen“ -> „Unternehmen“ lassen sich Textbausteine hinterlegen, auf die dann in der Anwendung, z. B. für Nachrichten oder Beschreibungen, zugegriffen werden kann.

Über die Kachel „Firmenkontakte“ können Sie eine Datei mit den erforderlichen Inhalten hochladen oder manuell über das „+“ am unteren linken Bildschirmrand anlegen. Dabei werden zunächst die Firmendaten eingetragen und anschließend die Kontaktdaten der Ansprechpartner angelegt.

Über „Einstellungen“ -> „Firmenkontakte“ können Sie eine Warengruppe neu anlegen, pflegen oder löschen. Die Warengruppe wird allen Usern zur Verfügung gestellt.

Innerhalb der Anwendung können Sie über die Kachel „Vertretung übernehmen“ sämtliche Verfahren Ihrer Kollegen einsehen und auch aktiv die Vertretung für einen Mitarbeiter durchführen. Dazu sind keine Voreinstellungen erforderlich.

Alle Aktivitäten zu einem Verfahren werden automatisch im Hintergrund dokumentiert. In laufenden Ausschreibungen kann über das Register „Verlauf“ eine Verfahrensakte als pdf-Datei erzeugt werden.

Bei laufenden oder abgeschlossenen Ausschreibungen kann ein Angebotsvergleich über das Register „Wertung“ erfolgen. Dort ist auch ein Excel-Download möglich.

Bei einer laufenden Ausschreibung können nachträglich weitere Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Die E-Mail-Adresse des Bieters kann ebenfalls geändert werden, falls falsche Eingaben im Stammsatz vorliegen.

Über die Kachel „Meine Anfragen“ kann im Änderungsmodus (Schaltfläche „Bearbeiten“) die Abgabefrist unter „Einstellungen“ verlängert werden.

Beim Anlegen eines neuen Verfahrens oder in einem laufenden Verfahren kann eine „Erinnerung“ an Teilnehmer automatisch generiert werden. Dabei kann der Nachrichtentext erstellt sowie ausgewählt und festgelegt werden, ob die Erinnerung einmalig oder mehrmals (z. B. als Terminserie) erfolgen soll und ob „Alle Teilnehmer“, „Nur Teilnehmer, die noch kein Angebot abgegeben haben“ oder „Nur Teilnehmer, die die Anfrage noch nicht geöffnet haben“ entsprechend erinnert werden sollen.

Nach erfolgreicher Anmeldung können Sie über die Kachel „Neue Anfrage“ ein neues Verfahren anlegen. Pflegen Sie einen Anfragetitel ein, wählen Sie den Anfragetyp aus, definieren Sie die Abgabefrist und bearbeiten Sie dann die Register „Positionen“, „Einstellungen“, „Anlagen“ und „Teilnehmer“. Sobald ein Bieter ausgewählt wurde, kann die Anfrage gespeichert und versendet werden. Teilnehmer erhalten anschließend eine E-Mail mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe.

Bereits laufende oder abgeschlossene Anfragen können einfach als Vorlage kopiert werden. Die Grunddaten und Anlagen, die Ausschreibungspositionen sowie die Bieter inklusive aller Texte werden dabei übernommen.

Bieter erhalten eine E-Mail mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe. Bereits im E-Mail-Text sind die wichtigsten Informationen wie Abgabefrist und Titel enthalten. Über einen Link kann der Bieter sehr einfach die Bearbeitung starten. Nach dem Einpflegen des Preises, der Beantwortung von Fragen oder dem Anfügen von Anlagen können Angebote abgegeben werden. Alternativ besteht auch die Möglichkeit, die Teilnahme unter Eingabe einer Begründung aktiv abzusagen. Der zuständige Einkäufer erhält in jedem Fall eine entsprechende E-Mail-Nachricht. Auch der Bieter erhält eine Bestätigung – und kann bei Bedarf die Inhalte erneut aufrufen, bis zur Abgabefrist bearbeiten oder drucken.